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A continuación para un buen desarrollo tu evento, compartimos con ustedes algunos documentos útiles, plantillas, archivos y ejemplos para la promoción de tu evento antes, durante y después del mismo.
Tabla de contenidos
Material publicitario del evento
El Comité Central de Chamilo User Day no está entregando a ninguna sede, materiales de publicidad en formato físico. Si el Organizador Líder de la Sede consiguen auspicio y/u otros beneficios para su sede !Bienvenid@!, se hace esa aclaración por que en las evidencias del evento pasado encontrarán sedes que tienen material impreso y merchandising que obsequiaron a sus asistentes, eso fue gestión de cada Organizador Líder de la Sede con la autorización del Comité Central. Aquí adjuntamos los diseños en editable, elaborados y auspiciados por BeezNest, para que puedan ser impresos directamente y/u puedan hacer las modificaciones que el Organizador Líder de la Sede considere necesario.
- Logotipos
- Diseño de pines para impresión
- Afiche del evento
- Diseño estampado para polos
- Banners Web
- Banners Físico (Gigantografía)
Nota:
- Se recuerda al Organizador Líder de la Sede que es obligatorio mantener el logo de los promotores principales del evento Chamilo User Day: Chamilo y BeezNest en el diseño del afiche, gigantografía, banner versión web ó físico.
- En caso necesites algún tamaño en particular para impresión, no dudes en solicitarlo a: [email protected] para enviártelo (solo el Organizador Líder de la Sede pueden solicitarlo)
Material para expositores
Es responsabilidad del Organizador Líder Descentralizado informar a sus expositores que es obligatorio usar y respetar el diseño gráfico enviado para el fondo de las presentaciones.
1. Descargar diseños y fondos de presentación de las diapositivas para todos los expositores *obligatorio respetar formato*
Fondo diapositva template .pptx
2. Descargar Vídeo del Ing. Yannick Warnier: Introducción al proyecto Chamilo LMS ¿Qué es Chamilo?
https://www.youtube.com/watch?v=rCtzn3qFQ-s
3. Descargar presentación del Ing. Yannick Warnier: Introducción al proyecto Chamilo LMS ¿Qué es Chamilo?
Descargar presentación Introducción al proyecto Chamilo ¿Qué es Chamilo? .pdf
Descargar presentación Introducción al proyecto Chamilo ¿Qué es Chamilo? .pptx
4. Descargar Vídeo de saludo del Ing. Yannick Warnier y Ing. Michela Mosquera
https://www.youtube.com/watch?v=03Li2P_LHb8
Nota:
- El Comité Central, entregará certificados solo a los expositores que envíen sus presentaciones completas (Nº de páginas Vs Tiempo Exposición) en formato editable con el diseño gráfico del evento central. Las presentaciones tienen que ser enviadas al Organizador Líder de la sede.
- Ver ejemplos de presentaciones de Chamiluda en: http://www.slideshare.net/chamiluda
- Si vas a exponer el tema: Introducción al proyecto Chamilo LMS ¿Qué es Chamilo?, siéntete libre en modificar la presentación para que sea más entendible para tu público objetivo. Recuerda siempre citar a los autores del material que realices
Material para gestión de los asistentes
El Organizador Líder de la sede, debe conocer como se llevará a cabo la gestión de tus asistentes, para el desarrollo del evento.
- Inscripción: A cada Organizador Líder de la sede se entregará una web acceso administrador para que gestione el evento de su sede. La web será creada por el Comité Central , el Organizador Líder de la sede solo tienen revisar la información y compartir el URL para que sus asistentes se inscriban. Aquí explicación ¿Cómo se van a inscribir los asistentes?
- Edición del evento (cambio de lugar, expositor, programa, etc): A cada Organizador Líder de la sede se entregará una web acceso administrador para que pueda editar los datos de su evento en cualquier momento. Aquí vídeo explicativo de ¿Cómo modificar datos de mi evento?
- Descargar lista de asistentes inscritos a mi sede: A cada Organizador Líder de la sede se entregará una web acceso administrador para que pueda descarga la lista de asistentes y pueda imprimirlo para un día antes de su evento. Aquí vídeo explicativo de ¿Cómo descargar lista de asistencia?
Nota:
- Obligatorio enviar un correo a todos los asistentes indicando el detalle del lugar ¿Cómo Llegar?, ¿Facultad?, ¿puerta de ingreso?, ¿referencia del lugar?, ¿Nºaula?, ¿Auditorio?, etc.
- Obligatorio enviar un correo a todos los asistentes indicando los datos de comunicación con el Organizador Líder de la sede ¿A quien tienen que llamar en caso tienen problemas de ingreso y/u con el cambio de lugar?
Fin del evento: Evidencia solicitada al Organizador Líder de la sede:
- Si tienes la lista de asistencia en formato físico, el Organizador Líder de la sede, tiene 2 opciones para enviar evidencia:
- Opción A: Confirmar asistencia directamente en la página web de su evento. Ver vídeo explicativo: ¿Cómo confirmar asistencia Eventbrite?
- Opción B: Enviar URL de descargar con la Lista de Asistencia página por página escaneada de forma visible.
- Opción A: Confirmar asistencia directamente en la página web de su evento. Ver vídeo explicativo: ¿Cómo confirmar asistencia Eventbrite?
Material para gestión de resultados: Encuesta
El Organizador Líder de la sede, debe conocer como se llevará a cabo la gestión de las evidencias (Encuesta Chamiluda 2017), para preparar el informe al Comité Central.
1. Encuesta asistentes en formato físico: Si vas a entregar una encuesta versión impresa al finalizar el evento:
Descargar formato editable:
- Encuesta Fin Evento Chamiluda 2017 en Formato .odt
- Encuesta Fin Evento Chamiluda 2017 en Formato .docx
- Encuesta Fin Evento Chamiluda 2017 en Formato .pdf
2. Encuesta asistentes en formato digital: Si tus asistentes tienen acceso a usar una computadora aquí formato de la encuesta Chamiluda versión on-Line
Fin del evento: Evidencia solicitada al Organizador Líder de la sede:
- Si tienes las encuestas en formato físico, el Organizador Líder de la sede, tiene 2 opciones para enviar evidencia:
- Opción A: Ingresar los datos de la encuesta uno por uno en la versión On-Line Chamiluda
- Opción B: Enviar URL de descargar con las encuestas página por página escaneada de forma visible.
Material para gestión de resultados: Fotos
El Organizador Líder de la sede, debe conocer como se llevará a cabo la gestión de las evidencias (Fotos), para preparar el informe al Comité Central.
- Se solicita tomar y tener fotos: De todos los expositores, asistentes y equipo de organización antes y durante del evento.
- El Organizador Líder de la sede, tendrá la responsabilidad de subir las fotos directamente a la web https://www.facebook.com/chamiluda , el comité central entregará accesos administrador.
- Aquí vídeo explicativo de ¿Cómo subir fotos en un álbum de Facebook? (Por favor subir las fotos en la página pública de chamiluda y no en su perfil privado)
- Aquí ejemplo de la evidencia fotos de una sede de Chamiluda 2015
Nota:
- Si tu evento es pequeño y tu seras el expositor recuerda, delegar a un colega y/u alumno tomar fotos desde su celular. Esta evidencia es muy importante para el informe al Comité Central.
- Las fotos se suben en un álbum exclusivo para tu sede, por favor revisar el vídeo y ejemplo de ayuda. No colocarlo como noticia y/u en otro lugar en facebook.
Fin del evento: Evidencia solicitada al Organizador Líder de la sede:
- Foto Grupal de fin del evento (clausura) con el mayor número de asistentes. Ver ejemplo1 , Ver ejemplo2 , Ver ejemplo3
- URL del álbum con todas las fotos subidas. Ver ejemplo1 , Ver ejemplo2 , Ver ejemplo 3
Material para gestión de resultados: Presentaciones expositores
El Organizador Líder de la sede, debe conocer como se llevará a cabo la gestión de las evidencias (Participación Expositor), para preparar el informe al Comité Central.
- El Organizador Líder de la sede debe evidenciar que el expositor:
- usó y respetó en su presentación el formato de diapositiva del evento.
- se presentó el día indicado en el programa y a la hora programada.
- el tema del expositor está acorde a la temática principal del evento: Chamilo User Day
- El Organizador Líder de la sede debe recopilar el mismo día del evento todas las presentaciones de los expositores.
- El Organizador Líder de la sede debe subir las presentaciones de sus expositores en: http://www.slideshare.net/chamiluda. , el comité central entregará accesos administrador:
- Aquí vídeo explicativo de ¿Cómo subir una presentación en Slideshare?
- Aquí ejemplo: Presentación de un expositor Chamiluda 2015
Nota:
- El Organizador Líder de la sede solo debe colocar en el Informe Final a los expositores que se presentaron. Por ejemplo si en la Ficha de Inscripción se planifico tener 10 expositores y solo se puede evidenciar la participación de 5 expositores, solo a esos 5 expositores se le entregará certificado emitido por el comité central y la contabilidad será: 05 expositores para la sede. Se remarca la importancia de planificar la gestión de evidencia (post-evento).
- El comité central se reserva el derecho de no emitir certificado a los expositores que muestran evidencias falsas, confusas e incompletas.
- Se considera expositor al profesional que:
- Presenta un título breve y claro que este dentro de la temática del evento.
- Crea un material de presentación respetando el fondo de presentación del evento y fuentes.
- El número de páginas de su presentación tienen relación al tiempo de exposición.
- Tiempo mínimo de exposición 30 minutos (20 minutos de exposición + 10 de preguntas)
- Nº de páginas: mínimo como evidencia 6 pág.
Fin del evento: Evidencia solicitada, al Organizador Líder de la sede, por cada expositor
- Nombres y Apellidos completos en mayúscula tal y como se va indicar en el certificado
- URL de (01) foto del expositor durante su exposición, incluyendo el público y usando como fondo las diapositivas que adjunta como evidencia. Ver ejemplo 1 , Ver ejemplo 2
- URL de la diapositiva del expositor. Ver ejemplo 1, Ver ejemplo 2
Material para gestión de resultados: Organizadores
El Organizador Líder de la sede, debe conocer como se llevará a cabo la gestión de las evidencias del equipo de organización del evento, para preparar el informe al Comité Central.
- El Organizador Líder de la sede debe evidenciar que el equipo de organización que presento en la Ficha de Inscripción:
- Cumplió el apoyo a la realización del evento según su rol en la organización.
- Estuvo presente apoyando antes/durante/después del evento.
Nota:
- El Organizador Líder de la sede solo debe colocar en el Informe Final a los organizadores que se contribuyeron en la realización del evento. Por ejemplo si en la Ficha de Inscripción se planifico tener 3 organizadores y solo se puede evidenciar la participación de 2 organizadores, solo a esos 2 organizadores se le entregará certificado emitido por el comité central y la contabilidad será: 02 organizadores para la sede. Se remarca la importancia de planificar la gestión de evidencia (post-evento).
- El comité central se reserva el derecho de no emitir certificado a los organizadores que muestran evidencias falsas, confusas e incompletas.
- Se considera Organizador al profesional que:
- Aparece en la Ficha de Inscripción, enviada inicialmente como organizador
- Tiene un (Rol/función) bien establecido
- Esta presente colaborando con el Organizador Líder de la sede del evento antes/durante/después.
- Para un evento de (01) sala de <30 a menos> asistentes se requiere máximo 3 personas del equipo de organización, en caso contrario tendría que justificar a que se debe la inclusión de más de 3 organizadores.
- Aparece en la Ficha de Inscripción, enviada inicialmente como organizador
Fin del evento: Evidencia solicitada, al Organizador Líder de la sede, por cada organizador:
- Nombres y Apellidos completos en mayúscula tal y como se va indicar en el certificado
- Breve indicación de lo que realizó el integrante de la organización (Rol/Función). Encargado de Registro
- URL de la foto del integrante de la organización en su (Rol/Función) . Ver ejemplo 1
Material para gestión final: Informe Chamiluda
El Organizador Líder de la sede, debe conocer el formato del informe final de su evento que tendrá que enviar al Comité Central para gestionar el certificado de todos los organizadores y expositores.
Aquí, formato del Informe Final Chamiluda.
- Evidencia solicitada: Lista de asistencia subida en http://chamiluda.eventbrite.com ó URL del .zip con el scan de todas hojas.
- Evidencia solicitada: Fotos del evento subidos dentro de un álbum en la pagina: https://www.facebook.com/chamiluda
- Evidencia solicitada: Todas las presentaciones del evento subidas en: http://www.slideshare.net/chamiluda
- Evidencia solicitada: Encuesta de satisfacción fin del evento (Encuesta Chaniluda versión On-Line) ó URL del .zip con el scan de todas hojas (En caso fue impreso)
- Evidencia solicitada: Confirmación de la lista de expositores incluyendo sus datos completos y verificados para la emisión de certificado.
- Evidencia solicitada: Confirmación de la lista de equipo de apoyo (organización) incluyendo sus datos completos y verificados para la emisión de certificado.
Nota:
- El Organizador Líder de la sede tiene que considerar enviar el Informe Final con las evidencias, según fecha limite indicada en el Cronograma Chamiluda.
- El Comité Central se reserva el derecho a no emitir certificado a la sede (organizadores, expositores):
- si no envían el informe final.
- si envían el informe final fuera de la fecha establecida en el Cronograma Chamiluda.
- si envían el informe final en un formato fuera de lo solicitado y/u en otra web fuera del marco del evento.
- si se comprueba que rompieron alguna regla establecida para la organización del evento.